Уявімо ситуацію, у якій ви — молода людина, котра бажає навчатися за кордоном, оскільки, на вашу думку, вітчизняні виші не дають достатню кількість знань, або ви просто мрієте жити за рубежем. Для будь-якої із цих ситуацій вам необхідно подати відповідні документи. І при подачі цих документів перше запитання, яке вам поставлять в іншій країні, буде таке: «А ваші документи легалізовані?..»
«Що це означає?» — спитаєте ви. Справа в тім, що за кордоном можуть і не знати, чи справді існує, наприклад, Київський національний університет ім. Т. Шевченка, чи справді ваш шлюб зареєстрований у Державній реєстраційній службі України. Саме для цього у світі існує процедура легалізації, завдяки якій у будь-якій країні ваш документ приймуть без жодних питань та застережень. На даний час найбільш поширеними є два способи легалізації документів: консульська легалізація та проставляння апостилю.
Першим способом, який ми розглянемо, буде проставляння апостилю на офіційних документах. Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав — учасниць Гаазької конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ. 22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька конвенція (відповідно до Закону України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»). У зв’язку з цим на офіційних документах, які видані в Україні та направляються у країни — учасниці зазначеної Конвенції (на сьогоднішній день їх 104), може проставлятися апостиль. Проте з цього правила є винятки. Таким винятком є Німеччина, яка відповідно до ст. 12 Конвенції висловила своє заперечення проти приєднання України до Конвенції, а тому і штамп «апостиль» на ваших документах для цієї країни недійсний. Варто відзначити, що проставлений апостиль на потрібних документах не завжди завершує процедуру їх легалізації у деяких країнах. Наприклад, в Іспанії вам спочатку доведеться проставити апостиль, а після цього легалізувати переклад документа в її посольстві.
Що стосується країн, які не приєдналися до Гаазької конвенції, то для них підійде консульська легалізація офіційних документів. Консульська легалізація офіційних документів — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.
Повноваження за новим порядком
Нещодавно Міністерством юстиції було затверджено нову редакцію Порядку проставлення апостилю в Мін’юсті на офіційних документах та підготовки Міністерством юстиції нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації. Варто зазначити, що оновлення Порядку було обумовлено проведенням реформи державного управління (Указ Президента України «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади» №1085/2010), та у зв’язку з чим виникла необхідність внести зміни до постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», що, в свою чергу, призвело до розділення повноважень з проставлення апостилю на документах.
Оновлений Порядок визначає процедуру проставлення апостилю в Міністерстві юстиції. Зокрема, Мін’юстом проставлятиметься апостиль на документах, що видаються органами юстиції і судами, та на документах, що оформляються нотаріусами України, а також здійснюватиметься підготовка нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації. Окрім цього, в Порядку перелічено причини, які можуть стати підставою для відмови в проведенні вказаних дій.
Слід відзначити, що відповідно до норм оновленого Порядку, строк розгляду документів, поданих для проставлення апостилю, становитиме один робочий день — для документів, поданих безпосередньо особою, від імені чи на ім’я якої вони складені, або її родичами, за умови документального підтвердження родинних чи шлюбних відносин; п’ять робочих днів — для документів, поданих іншими особами або представником юридичної особи. Строк підготовки документів для подальшої консульської легалізації становитиме три робочі дні. Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостилю чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, може бути продовжено до 20 робочих днів у зв’язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки чи штампа, додаткової інформації або роз’яснень.
Довідково
За офіційними даними Міністерства юстиції України, в 2012 році було проставлено апостиль майже на 44 тисячах офіційних документів.
